「相手の時間を借りる」という意識を持って

こんにちは。明研学院豊中校です。

 

テストの振り返りをしていると、思ったよりも時間がかかってしまうことがあったり、解きなおしをするのに時間を使ってしまうことがあります。

テスト以外にも、授業の準備や書類の作成、期日があるものにもかかわらず、思うように進めることができず、やむを得ず他の人の手を借りて取り組まなければならないことが出てくる場面ってありますよね。

ビジネスにおいても、それ以外の面においても、このように他の誰かの力を借りなければならないというシーンは、日常の中にあふれています。

今回は「相手に何かを頼むとき」について、お話をしていきたいと思います。

 

まず、「相手に何かを頼むとき」に皆さんは何を考えるでしょうか？

 

・どんな風に頼もうかな？

・何をお願いしようかな？

・お礼に何をしようかな？

 

考えることは様々ですが、一つ皆さんに意識をしてほしいことがあります。

 

「相手に何かを頼むとき」=「相手の時間を使ってしまう」

 

ということです。

何か一つお願いをするとうことは、その作業を相手にさせてしまうということであり、相手の時間を借りる、または奪ってしまうことになるのです。

「時間」は目に見えないからこそ、相手の時間がどのくらい使われるのかという部分にあまり意識がいかないことが多いです。

私自身、何かを依頼するにあたって「相手にどのくらいの時間を使わてしまうのか」という部分で、うまく配慮できていないと反省する部分が多いです…。

この「見えないコスト」についてもう少し深堀りしていきたいと思います。

 

◆なぜ「依頼＝時間を奪うこと」なのか？

そもそも時間とは、1日24時間、1440分、86400秒であり、誰もが同じ条件の中で平等に与えられているものです。

お金持ちだからといって1日が30時間になったり、子どもだからといって1日が20時間になったりと、変化が出るものではありません。

誰もが同じ時間の中で、やりたいことややるべきこと、やらざるを得ないことに追われながら生きています。

そのような中で、

 

「ちょっと確認してもらえる？」

「これお願いできる？」

 

という一言が、相手の予定や集中力を崩すきかっけになってしまうことがあります。

 

たとえば、あなたが集中をしているときに「今ちょっとだけいい？」と声をかけられた経験はありませんか？

その「ちょっと」が15分、30分、場合によっては何時間もかかってしまうことも……。

そして、一度集中が切れてしまうと、元に戻すのに時間がかかることも少なくありません。

つまり、「依頼」という行為には相手の「時間の配分」や「心の余裕」を左右してしまうのです。

 

◆よくある「時間を奪ってしまう」依頼の仕方について

ここで、よく耳にする「相手の時間を奪ってしまう依頼の仕方」について、いくつか例を挙げてみましょう。

 

１）急な声掛け「ちょっとだけいいですか？」

→私もよくあるのですが、相手が今どんな作業をしているのかを考えずに声を掛けてしまうことがあります…。まずは相手の様子を見てから、声を掛けるタイミングを考える必要がありますね。

 

２）丸投げ「とりあえずお願い！」

→丸投げ、と一言で言ってもいろいろありますが、背景や目的などもわからないまま依頼をされてしまうと、何をやっていいのかわからないことがありますよね。これに関しては、相手もある程度依頼者と同じレベルの考え方や知識がある中でないと、うまく伝わらないことがあるので、難しい依頼の仕方ではあると思います。

 

◆長文のメッセージを一方的に送る

→LINEやメールなどで、一気に長文を送り、「今見て！」という空気感を出してしまうことがあります。クレームのメールや電話などは緊急性が高いものとなりますが、それでも長文を何度も送ってくることがあると、かえって時間がかかってしまうことがありますよね。メールは長文になりがちになってしまうので、普段から短く伝える意識が必要になります。

 

◆締め切りが曖昧、または急すぎる依頼

→「できれば早めに」や「今日中にお願い！」という部分も、かなり予定を変更しなければならないことに当てはまるでしょう。もちろん、急な仕事が入ることもありますし、予定を変えなければならないことは、仕事をする上で多々出てくることはありますが、日頃からできることから進めることで、余裕を持って取り組めることは少なからずあるはずです。急な依頼などもすぐに対応できるように、普段からこまめに連絡を取ったり相談をしたりするなど、工夫が求められます。

 

◆相手の時間を配慮するためにできることとは？

では、もう少し具体的な「時間の配慮」について掘り下げてみましょう。

普段からどういったことに気を付けて、行動することが必要なのでしょうか？

 

１）要点を簡潔に伝える

→前置きをせずに、「何をしてほしいのか」「どのくらいの工数が必要か」といった明確な伝え方を心掛けるといいかもしれませんね。

　「どのくらいの工数が必要か」という部分では、日頃から自身の仕事の進め方を見た上で、ある程度予想を立てたり、計画を立てることで、逆算をすることが可能になります。これは、日頃の自分自身の仕事の進め方を振り返るのにも役に立つ作業に一つになります。

 

２）相手のスケジュールを確認する

→声の掛け方一つで印象は変わります。

　「今、お時間少しありますか？」や「このタイミングでお願いしても大丈夫ですか？」など、相手を気遣う一言があるだけで、相手も自分の時間を考慮して返事がしやすくなります。特にお電話をする際は、相手が電話をしても大丈夫かどうか、確認をすることは大切ですね。

 

３）目的と背景を伝える

→「なぜそれが必要なのか？」という部分では、依頼をした相手が同じ目線で作業を取り組む上で、共有しなければならないことだと思います。

　それが単純な作業であっても、目的を示すことで、重要度や作業時間など、調整をすることが可能になります。

 

４）代替案を提示する

→私たちも保護者様と面談の機会をいただいたり、お子様には補習授業や学校行事による振替授業などがございます。最初に提示したお日にちの都合が合わなかったりすると他のお日にちをご提案することがありますが、仕事においてもこのような「代替案」は常に用意するとスムーズに話をすることが可能になります。

 

５）感謝の気持ちを忘れない

→気を付けなければならないのは、「頼るのは当たり前」と思わないことです。いつも助けてくれているからといって、その人に対する感謝の気持ちを忘れてしまうと、お互いの人間関係もぎくしゃくしてしまうことになるでしょう。

　日頃から、感謝の気持ちを忘れず、「いつもありがとう」や「忙しいのにごめんね…」というちょっとした言葉一つで、相手への思いやりを伝えることができます。

 

人に何かをお願いするという行為は、決して悪いことではないですし、チームで動くことがある以上、必要不可欠であることは否めません。

しかし、お互いのバランスを保つためにも「相手の時間を使う」という気持ちはしっかりと意識をすることで、人間関係に大きくつながってゆくのです。

相手の時間を「奪う」のではなく「借りる」という気持ちで、丁寧な依頼をしていくことを意識できるようになるといいですね。