「報告書」はなぜ必要なのか？～私たちが取り組む報告書の意義～

こんにちは。明研学院豊中校です。

 

最近、いろいろな場面においてAIを活用することが増えて参りました。

中にはいろいろなことに特化したAIが作られることで、仕事の効率化を図れるようになってきたのは否めません。

ただ、それらに依存してしまうと、今度は「考える力」を損なう危険性もあることも忘れてはなりません。

特に大学生の課題の一つであるレポートなどについては、AIを活用した文章作成をすることで、大幅に時間をカットすることが可能になったものの、自分自身の考えを文章に記す力が正しく評価されず、大学側もAIを活用したと疑われる文章を減点したり再提出を促すという「いたちごっこ」のような状況が生じているという記事を目にすることもあります。

確かに、AIを使った文章の作成はとても簡単ですし、予想以上にすばらしい出来の文章になることもありますが、必ずしもAIにばかり頼れる状況とは限らないと思います。

もちろん、ある程度時間を確保した上で、文章を作ることができるのであれば、AIを使って添削をすることは可能だと思いますが、その場で文章を作るということは必要になることがあります。

 

今、私たちの授業では保護者様向けの報告書を作成しているのですが、こちらはその日にあったことを、文章にして次の授業の引き続きとして残すものとなります。

一人一人の課題やできるようになったところ、今後の目標や連絡事項、内容は様々です。

少し前置きが長くなりましたが、今回はこの「報告書」について、少しお話をしたいと思います。

 

 

◆報告書の役割とは？

私たちが使っている報告書は、塾で取り組んでいる内容を保護者様にも「見える」化ができるように、取り入れられています。

お子様一人一人の進捗状況や指導法の効果を明確にすることで、保護者様のニーズとのギャップをすり合わせ、今後の教育方針の改善に寄与します。

例えば、もうすぐ定期テストがありますが、そちらの範囲の中でどの単元が苦手で、どの単元ができるようになったのか、をお伝えすることで、お子様の成長を保護者様と共有することができますし、

 

「次はこういうところができるようにしたい！」

 

といった次の目標の提示にもつなげることができます。

 

また、報告書には授業の内容以外の部分も記載することがございます。

授業や休み時間のご様子や、何気ない会話など、ちょっとした様子をお伝えすることで、塾でのご様子をより明確にお伝えすることができます。

そしてその内容について、保護者様からお返事をいただいた際は、私たちが気付けなかったお子様の小さな変化にも気付きやすくなるため、授業の内容や方針についても細かく調整ができ、お子様に合った授業をご案内しやすくなります。

 

このように、報告書は教育の質向上を目指す上で重要なツールとなります。

 

 

◆「報告書」を作る上で必要なこととは？

では、実際に「報告書」を作成するときに、どんなことを書くのがよいのでしょうか？

これは、私たち学習塾だけのテーマではなく、学生の皆様や会社で働く人たちにとっても、必要なスキルの一つだと捉えています。

 

１）誰に何を伝えるための「報告書」なのか？

最初に明確にすべき部分は、誰に提出するものなのか、ではないでしょうか。

学生の皆様の場合だと、学校の先生になりますし、社会人の方だと上司やお客様、あるいは会社内の同僚など、多岐にわたるものになるでしょう。

文章である以上、そこに必ず「読み手」が存在することを忘れないことが大切ですね。

誰に渡すものなのかを明確にすることで、どのような文章にする必要があるのかが見えてきます。

 

もう一つ明確にすべき部分は、「報告書」の目的になります。

なぜそれが必要なのか？があやふやになると、「書き手」と「読み手」との間で情報共有がきちんとできないことが生じてしまいます。

例えば、報告内容や項目の中に、「何をやったのか」という部分があったとします。

これを箇条書きで書く程度であれば、ただのメモと同じになりますよね。

しかし、取り組んだ順番に書いたり、取り組んだ内容の詳細を付け加えたりすることで、報告書の内容に厚みが出て、次に何をすべきなのかも大まかな方針が見えてくることがあります。

 

私たちの場合の「報告書」の目的は、

 

・保護者様にお子様のご様子を明確に伝えること

・その日の授業の課題を見出し、次の授業につなげること

 

となります。

そのためには、どのような内容を加えるべきなのかが、おのずと見えてくるはずです。

「報告書」とは「自分がわかればいい」というものではなく、相手があってのものになります。

相手がその文章を目にした際、どのような受け取り方をするのかも踏まえて、作成することが求められます。

 

 

◆簡潔な文章を書くためには？

では、報告書以前の部分で「文章を書く」という作業についてはどうでしょうか？

昨今のSNSの普及やLINEなどのメッセージのやり取りを見ていると、当人同士でわかる内容を話している場合、いろいろな要素を省略して伝えることが可能になるため、初めてその文章を目にした人が読むと、意味がまったく分からないということがありますよね。

また、長い文章を読むことにも慣れていない方が増えてきていることもあるせいか、間違った解釈をしてしまい、SNSでは予期せぬ「炎上」を引き起こすことも少なくありません。

※この場合、自分とは違う意見の持ち主がいるということで完結すればいいものの、下手に攻撃的な文章を相手にぶつけるという、妙なマウントを取る方が増えてきていることが問題ではないかと考えますが……。

 

このように、文章とは読み手がどのように解釈をするのかで、間違った内容として捉えられてしまうことがあるので、報告書などの文章を書く際は注意が必要です。

 

確かに、文章一つ一つを注意するとなると、難しいところがありますが、「報告書」を書く上ではある程度の「型」があると作成がしやすくなります。

何に置いても、自分の考えや提案をする際、

 

・項目(テーマ)

・メリット

・デメリット、課題

・それに対する解決策

・まとめ

 

という形で進めることがあるのですが、こちらはよく使われる手法の一つです。

新しいことを進める場合、何かしら問題点が生じることがあるかと思います。

それを解決するための事案を含めることで、説得力のある文章として見られるという効果があるからです。

 

他にも、理科のレポートにも応用できるかと思います。

 

・観察内容

・観察手順

・予想

・結果

・まとめ

 

こちらもよく見られるレポート内容ですね。

理科のレポートの場合は、成績に直結するものになるので、絵や図なども駆使して描くと、印象はよくなると思います。

 

最後に「まとめ」の項目については、いろいろな表現の仕方があると思いますが、この内容を通して感じたことや思ったことを書くというものが多いです。

報告書やレポートを作成した人がいちばん言いたいこと、つまり説明文で使われる「筆者の主張」という部分ですね。

すっきりとした文章のまとめかたや型がある程度固まっていると、その通りに文章を作れるようになってきます。

 

そしてその文章一つ一つに意識を向けると、やはり大事になってくるのが

 

「何(誰)が」「いつ」「どこで」「どのように」「どうした」

 

という、5W1Hに関する文の要素だと私は感じます。

日本語の特徴として指示語や擬音語、擬態語が多く存在し、かつ相手が何を言わんとするのか、その場の会話の流れで想像ができる、というものがあるため、主語などはあいまいにしたままでも会話が通じてしまうことがあります。

しかし、文章では会話の「空気感」がないため、いろいろな文の要素を省略してしまうと、誤解を生んでしまうことがあります。

 

 

さて、長々と報告書について記して参りましたが、読み手あっての文章であることを意識して作成することが、とても大事だと私は思います。

相手が何を求めているのか、どんなことを知りたいのか、それらを想像することは、相手に対する思いやりをもつことではないでしょうか？

いろいろな人と触れ合い、話をすることで、視野はどんどん広がります。

その中で文章を書く、という作業に対しても、是非思いやりを持って取り組んでほしいと願うばかりです。